Trong đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo có Trưởng đoàn, có thể có Phó trưởng đoàn và các thành viên trong đoàn. Đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo được thành lập để thực hiện nhiệm vụ xác minh làm rõ nội dung khiếu nại, tố cáo. Vì vậy, Trưởng đoàn xác minh là người đứng đầu, lãnh đạo, chỉ đạo toàn bộ hoạt động của Đoàn từ khâu lập kế hoạch xác minh đến việc thực hiện kế hoạch xác minh và báo cáo kết quả xác minh với người giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc người ban hành quyết định thành lập đoàn xác minh. Trưởng đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo có vị trí rất quan trọng. Kết quả công tác của Trưởng đoàn có thể tác động trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của đoàn xác minh, kết quả xác minh.

Thứ nhất, Trưởng đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo là người tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Trưởng đoàn xác minh là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành hoạt động của đoàn xác minh trong quá trình tiến hành xác minh từ quá trình chuẩn bị đến tiến hành xác minh và báo cáo kết quả xác minh. Trưởng đoàn xác minh có trách nhiệm lập kế hoạch xác minh, trình người ra quyết định xác minh phê duyệt và tổ chức thực hiện. Trưởng đoàn xác minh có trách nhiệm quán triệt kế hoạch xác minh và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong đoàn.

Trong quá trình tiến hành xác minh, Trưởng đoàn với tư cách là người quản lý, chỉ đạo, điều hành phải là người nắm chắc mục đích, yêu cầu, phạm vi, nội dung, nắm chắc tình hình quá trình xác minh, kết quả xác minh. Trưởng đoàn xác minh phải bao quát chỉ đạo các thành viên trong đoàn tiến hành các biện pháp xác minh, thu thập các thông tin, tài liệu bằng chứng, xác định chứng cứ để kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo một cách khách quan. Trưởng đoàn chỉ đạo các thành viên tổng hợp kết quả xác minh, xây dựng báo cáo kết quả xác minh. Báo cáo kết quả xác minh là văn bản quan trọng phản ánh kết quả xác minh của đoàn. Do vậy, trưởng đoàn là cần trực tiếp nắm bắt kết quả, phân tích đánh giá, tổng hợp. Trưởng đoàn là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và Người ra quyết định xác minh về báo cáo kết quả xác minh.

Thứ hai, Trưởng Đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo chịu trách nhiệm trước người ra quyết định xác minh và trước pháp luật toàn bộ hoạt động của Đoàn xác minh.

Trong quá trình xác minh, Trưởng đoàn có thẩm quyền quyết định những việc liên quan đến hoạt động của Đoàn xác minh nhằm đạt kết quả theo kế hoạch được giao. Nhưng đồng thời Trưởng đoàn cũng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và Người ra quyết định xác minh về hoạt động của Đoàn về những nội dung có liên quan trong báo cáo kết quả xác minh. Do vậy, để vừa phát huy đầy đủ quyền chủ động trong chỉ đạo của Trưởng đoàn, vừa thực hiện sự chỉ đạo chặt chẽ của Người ra quyết định xác minh, Trưởng đoàn xác minh là người chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành đoàn xác minh, đồng thời là cầu nối giữa đoàn xác minh với người giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc người ra quyết định xác minh. Trong quá trình xác minh, Trưởng đoàn thường xuyên báo cáo tiến độ, nội dung cũng như các vướng mắc phát sinh cho người ra quyết định xác minh để người ra quyết định xác minh nắm bắt nội dung, tiến độ cũng như xử lý những phát sinh trong quá trình đoàn thực hiện nhiệm vụ.

Trưởng đoàn xác minh phải chỉ đạo, điều hành hoạt động của đoàn xác minh theo đúng quy định của pháp luật. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người ra quyết định xác minh về báo cáo kết quả xác minh.

Thứ ba, Trưởng đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo là người xử lý mối quan hệ giữa đoàn xác minh với đối tượng được xác minh

Trong quá trình xác minh, Trưởng đoàn xác minh tuy đã phân công cho từng thành viên, từng nhóm thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để xác minh theo kế hoạch xác minh. Tuy nhiên, đối với những nội dung quan trọng, Trưởng đoàn có thể trực tiếp xác minh. Khi phát sinh những tình huống như làm việc với người khiếu nại, tố cáo họ không hợp tác, hoặc thu thập thông tin, tài liệu bằng chứng gặp những khó khăn, vướng mắc, Trưởng đoàn phải là người xử lý tháo gỡ hoặc báo cáo người ra quyết định xác minh có phương án xử lý kịp thời.

Trưởng đoàn là người chỉ đạo, điều hành đối với hoạt động xác minh tại cơ quan, đơn vị được xác minh, chịu trách nhiệm về kết quả xác minh. Trưởng đoàn phải xử lý tốt các mối quan hệ với đối tượng được xác minh. Mọi thái độ ứng xử, giải quyết sự việc trong quá trình xác minh đều có tác động đến đối tượng được xác minh. Việc xử lý đúng đắn mối quan hệ giữa Trưởng đoàn và đối tượng xác minh có tác động tích cực đến kết quả xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Trưởng đoàn xác minh cần làm cho đối tượng được xác minh hiểu rõ được mục đích, yêu cầu, nội dung làm việc và trách nhiệm hợp tác với Đoàn xác minh để làm rõ nội dung khiếu nại, tố cáo. Đồng thời phải đảm bảo quyền của người khiếu nại, người tố cáo, người bị khiếu nại, người bị tố cáo do pháp luật quy định.

Để thực hiện tốt công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động của Đoàn xác minh, Trưởng đoàn xác minh phải thực hiện tốt các công tác sau:

a. Nắm chắc kế hoạch xác minh và các vấn đề trọng tâm, nhưng đồng thời phải linh hoạt trong chỉ đạo trước những diễn biến của tình hình

Trưởng đoàn chịu trách nhiệm chỉ đạo chung, nên phải có tầm nhìn bao quát để thấy rõ được diễn biến các hoạt động xác minh đối với kế hoạch chung của Đoàn, nhưng phải biết nắm lấy những nội dung trọng tâm để tập trung chỉ đạo, thúc đẩy tiến độ. Tuy nhiên, xác minh các vụ việc khiếu nại, tố cáo thường diễn biến phức tạp, có thể nảy sinh những vấn đề mới chưa dự kiến được; cho nên trong cách thức chỉ đạo của Trưởng đoàn không được cứng nhắc mà phải biết bám sát thực tế, từ thực tế hoạt động của Đoàn mà xử lý tình huống linh hoạt để điều chỉnh kịp thời, chính xác.

b. Trưởng đoàn xác minh phải giữ được vai trò là hạt nhân đoàn kết thống nhất trong nội bộ Đoàn xác minh, tạo mối quan hệ tốt với đối tượng xác minh, tranh thủ được sự đồng tình, ủng hộ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan

Đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo có nhiều người, trình độ nhận thức không đồng đều, mỗi người lại có phong cách làm việc khác nhau và mỗi người có nhiệm vụ cụ thể. Để chỉ đạo Đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo hoạt động theo mục tiêu chung, trước hết đòi hỏi Trưởng đoàn phải là hạt nhân đoàn kết trong nội bộ Đoàn, thực hiện dân chủ, tôn trọng và lắng nghe ý kiến của các thành viên, đồng thời đấu tranh thẳng thắn nhằm duy trì kỷ luật trong Đoàn, được như vậy mới tạo ra sự tín nhiệm, tin cậy của các thành viên trong Đoàn, đảm bảo uy tín của Đoàn.

Nhiều vụ việc xác minh với nhiều nội dung phức tạp và có liên quan đến nhiều cơ quan khác nhau, đến cả các cơ quan cấp trên. Do vậy, Trưởng đoàn cần tạo được sự đồng tình, ủng hộ của các cơ quan nói trên để tạo điều kiện cho việc xác minh được tiến hành thuận lợi.

c. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát của Trưởng đoàn đối với các thành viên

Trưởng đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo với nhiệm vụ chính là chỉ đạo, quản lý, điều hành Đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo thực hiện quyết định xác minh và kế hoạch xác minh đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, nên Trưởng đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo phải kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được phân công của mỗi nhóm công tác, mỗi thành viên của Đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Nội dung kiểm tra bao gồm:

- Kiểm tra việc thực hiện quyết định xác minh và kế hoạch xác minh của các thành viên trong Đoàn xác minh đã được người có thẩm quyền phê duyệt;

- Kiểm tra việc vận dụng các biện pháp nghiệp vụ để thu thập thông tin tài liệu bằng chứng, xác định chứng cứ;

- Kiểm tra việc áp dụng các quy định của pháp luật để kết luận từng nội dung, từng lĩnh vực mà mỗi thành viên, mỗi nhóm được phân công phụ trách;

- Kiểm tra việc tuân thủ các quy định của pháp luật trong quá trình xác minh.

Để xem xét các báo cáo kết quả xác minh từng nội dung của mỗi thành viên trong Đoàn, Trưởng đoàn không chỉ nghe báo cáo, mà còn phải trực tiếp đọc, nghiên cứu, đối chiếu các tài liệu, số liệu, chứng cứ… mà thành viên đã báo cáo; khi cần thiết có thể trực tiếp gặp đối tượng xác minh để kiểm tra lại, khẳng định thêm tính chính xác của các báo cáo kết quả trên.

Khi nhận định, đánh giá, kết luận một vấn đề, sự việc nào, Trưởng đoàn đặt nó trong tổng thể tình hình ở đó để thấy rõ mối quan hệ tác động lẫn nhau và từ đó mà thấy rõ được bản chất của các sự kiện đó. Đồng thời, cũng phải xem xét diễn biến của sự việc đó trong hoàn cảnh lịch sử cụ thể, có như vậy mới nhận định, đánh giá đúng những tồn tại, tính chất, mức độ sai phạm và nguyên nhân của nó. Từ đó, mới đưa ra được sự đánh giá một cách khách quan, chân thực và kiến nghị giải quyết một cách khách quan vụ việc.

Để việc xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo có hiệu quả thì công tác của Trưởng đoàn xác minh đặc biệt quan trọng. Do vậy, cần tăng cường công tác bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo, đặc biệt là những người được giao làm Trưởng đoàn xác minh, Tổ trưởng tổ xác minh. Trường Cán bộ Thanh tra bên cạnh các khóa nghiệp vụ thanh tra viên, thanh tra viên chính, thanh tra viên cao cấp có mở các khóa bồi dưỡng ngắn hạn trong đó có chương trình bồi dưỡng về công tác của Trưởng đoàn xác minh giải quyết khiếu nại, tố cáo. Đây là chương trình chuyên sâu có thể giúp các học viên nắm vững được các nghiệp vụ trong công tác của Trưởng đoàn xác minh.

Trường cán bộ thanh tra.