1. Đặt vấn đề

Lập, quản lý hồ sơ là hoạt động gắn liền với quản lý, phục vụ cho hoạt động quản lý. Việc lập, quản lý hồ sơ là một chuỗi các hoạt động, thực hiện theo những trình tự, thủ tục do pháp luật quy định và được các chủ thể khác nhau thực hiện. Việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo có vai trò vô cùng quan trọng và cần thiết bởi ngoài giá trị tra cứu, đối chiếu nó còn là bằng chứng lưu lại kết quả quá trình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm bảo đảm toàn vẹn giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành cho đến khi bị tiêu hủy hoặc bảo quản lưu trữ vĩnh viễn.

Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của sự việc đã diễn ra. Vì vậy, chúng ta không được xem nhẹ việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo. Tuyệt đối không được quan niệm đó là công việc của thư ký đoàn thanh tra, bởi trong Luật Thanh tra và các văn bản hướng dẫn thi hành không quy định chức danh “thư ký đoàn thanh tra”; cần hiểu đúng về việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo là công việc của Đoàn thanh tra, cụ thể là Trưởng đoàn thanh tra, thành viên đoàn thanh tra, người có thẩm quyền trong giải quyết khiếu nại, tố cáo và người được giao xác minh nội dung khiếu nại, tố cáo. Riêng hồ sơ thanh tra và hồ sơ giải quyết tố cáo có các văn bản, tài liệu mật nên cần lưu ý cách khai thác, bảo quản phải tuân theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và Quyết định số 774/QĐ-TTg ngày 05 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ.

Thực chất, việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong thời gian qua đã có nhiều cơ quan đơn vị thực hiện rất tốt. Tuy nhiên, vẫn còn có những cơ quan đơn vị chưa quan tâm, thậm chí xem nhẹ công việc này. Việc thất lạc chứng từ, tài liệu hoặc làm lộ lọt thông tin, tài liệu trong quá trình tiến hành thanh tra đã từng diễn ra. Vì vậy, cần xem xét, nghiên cứu và chỉ ra những hạn chế, bất cập hiện nay từ đó đưa ra các biện pháp thiết thực để nâng cao chất lượng lập, quản lý các hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

2. Những hạn chế, bất cập trong việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo

Thứ nhất, hiện nay chưa có một quy định mang tính bắt buộc thống nhất từ mẫu bìa hồ sơ, trình tự sắp xếp các văn bản, tài liệu trong việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo áp dụng thực hiện ở các bộ, ngành, địa phương. Nên việc lập, quản lý các hồ sơ này chưa được các cơ quan, đơn vị quan tâm thống nhất thực hiện. Trước đây, việc lập, quản lý các hồ sơ này được thực hiện theo Quyết định số 2278/QĐ-TTCP, ngày 24/10/2007, (Tổng Thanh tra Chính phủ ban hành Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo), tuy nhiên đến nay quyết định đã hết hiệu lực mà chưa có Quyết định hoặc Thông tư thay thế.

Thứ hai, việc bàn giao văn bản, tài liệu giữa nội bộ Đoàn thanh tra cũng chưa có quy định cụ thể, chặt chẽ dẫn đến khó khăn trong việc quy trách nhiệm cho cán bộ, công chức tham gia Đoàn thanh tra nếu làm thất lạc hồ sơ tài liệu.

Thứ ba, tại Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu. Tên nhóm tài liệu thứ 9: Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, tiêu cực. Số thứ tự ở Mục 106 quy định Hồ sơ thanh tra định kỳ thời hạn bảo quản là 20 năm; Mục 107 quy định hồ sơ thanh tra các vụ việc có Vụ việc nghiêm trọng thời hạn bảo quản là vĩnh viễn, với cách gọi này chưa đồng bộ với tên gọi trong Luật Thanh tra hiện hành cũng như hình thức thanh tra được quy định tại Luật Thanh tra năm 2022. Hiện nay Luật Thanh tra chỉ quy định có 2 hình thức thanh tra đó là: theo kế hoạch hoặc đột xuất. Vì vậy, cần thống nhất về tên gọi từ các quy định của pháp luật có liên quan để thực hiện mang tính đồng bộ, nhất quán.

Thứ tư, về yếu tố con người, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ cần được chú trọng và tăng cường, đồng thời cần gắn trách nhiệm của các thành viên tham gia Đoàn thanh tra trong việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo.

Hiện nay việc không lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến ở các cơ quan thanh tra, cơ quan giải quyết khiếu nại, tố cáo. Việc hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc của Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đôi khi vẫn chưa quyết liệt, chưa được các cán bộ, công chức hợp tác và thực hiện theo quy định của Nhà nước. Do đội ngũ cán bộ, công chức chưa quan tâm và thấy được ý nghĩa, vai trò của việc lập và quản lý hồ sơ nên vẫn còn có đơn vị thực hiện chưa đầy đủ việc lập và quản lý hồ sơ theo quy định. Cần đề xuất các biện pháp thiết thực đề khắc phục những hạn chế hiện nay.

3. Một số biện pháp nâng cao chất lượng lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo

Trước hết, cần tổ chức tuyên truyền cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo thấy được ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo. Bởi có nhận thức đúng thì mới thực hiện đúng và trách nhiệm. Cần thấy được hậu quả của việc cẩu thả trong quá trình lập, quản lý hồ sơ, từ đó sẽ góp phần nâng cao được chất lượng lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo trong giai đoạn hiện nay.

Thứ hai, cần sớm ban hành mẫu biểu, quy định về lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo đồng thời yêu cầu các cơ quan, đơn vị áp dụng đồng bộ. Mỗi cơ quan có những nét đặc thù riêng, tuy nhiên cần áp dụng thực hiện theo quy định của pháp luật. Đối với những tồn tại trong việc giao nhận chứng từ, hồ sơ, tại liệu nội bộ trong cơ quan đơn vị nên đưa thêm các điều, khoản trong quy chế nội bộ phù hợp với những nét đặc thù của từng cơ quan, đơn vị.

Thứ ba, sau khi ban hành quy chế về lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo cần có hướng dẫn, phổ biến đến từng cơ quan, tổ chức, cá nhân để thực hiện. Cần có sự thống nhất, nhất quán giữa Luật Thanh tra và các văn bản hướng dẫn thi hành với các quy định của pháp luật có liên quan trong việc thực hiện đồng bộ các quy định của pháp luật.

Thứ tư, cần tăng cường công tác giám sát, kiểm tra, đánh giá cũng như có hình thức khen thưởng đối với tập thể, cá nhân thực hiện tốt theo quy định hoặc kỷ luật đối với tập thể, cá nhân thực hiện chưa nghiêm việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo trong giai đoạn hiện nay.

Việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo là yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan, đơn vị thanh tra. Cán bộ, công chức phải thấy được vai trò và tầm quan trọng của việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo, tránh để thất lạc hồ sơ, tài liệu dẫn đến khó khăn trong khâu kiểm soát và quản lý các tài liệu cần lưu trữ theo quy định. Vì vậy cần thực hiện đồng bộ các biện pháp đề xuất, bởi biện pháp này là tiền đề là cơ sở, điều kiện để thực hiện tốt các biện pháp khác và ngược lại. Việc thực hiện đồng bộ các biện pháp sẽ tác động trực tiếp vào chất lượng lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo hiện nay.

Trường cán bộ thanh tra